Skip to content 
Dariusz Rycek
Zarządzanie zmianą organizacyjną
Miesiąc sierpień 2022 roku to w ramach podkomitetu „ISO/TC 176/SC 3 Supporting technologies” publikacja dwóch norm dotyczących jakości w szerokim tego słowa znaczeniu. Poprzednim wpisem w aktualnościach przybliżyłem pierwszą z nich podejmującą temat „kultury jakości” – „ISO 10010:2022 Quality management — Guidance to understand, evaluate and improve organizational quality culture”, a dzisiaj druga dotycząca „zarządzania zmianą organizacyjną” – „ISO/TS 10020:2022 Quality management systems — Organizational change management — Processes”. ISO/TC to wydawca normy głównej ISO 9001.
Norma ISO 9001:2015 nie ma tak sformułowanego wymagania zarządzania zmianą jak to jest np. w ISO 45001:2018 w art. 8.1.3., chociaż słowo zmiana w różnych przypadkach znajdziemy w niej ponad trzydzieści razy, to temat zmiany tłumaczy się jako element doskonalenia, będący potrzeba zmiany w wyniku sprawdzenia w podejściu P-D-C-A. Biznes jednak potrzebował bardziej precyzyjnego określenia jak przeprowadzać zmiany organizacyjne dlatego pojawiło się wiele opracowań, metod i technik związanych z wprowadzaniem zmian. Gdy tylko pojawiła się ta norma, a raczej specyfikacja techniczna sprawdziłem w swoich annałach co w międzyczasie zdążyłem nazbierać aby temat zgłębiać. Część z nich widnieje jeszcze na Amazonie, jak np.
- The Effective Change Manager’s Handbook: Essential Guidance to the Change Management Body of Knowledge, by Richard Smith , David King, et al. | Nov 25, 2014,
- The Science of Organizational Change: How Leaders Set Strategy, Change Behavior, and Create an Agile Culture (Leading Change in the Digital Age) Book 1 of 2: Leading Change in the Digital Age | by Paul Gibbons | May 10, 2019,
- Leading Change, With a New Preface by the Author by John P. Kotter | Nov 6, 2012,
- Making Sense of Change Management: A Complete Guide to the Models, Tools and Techniques of Organizational Change by Esther Cameron and Mike Green | Nov 26, 2019,
- Lean Change Management: Innovative Practices For Managing Organizational Change by Jason Little | Oct 3, 2014,
- The Process Improvement Handbook: A Blueprint for Managing Change and Increasing Organizational Performance by Tristan Boutros and Tim Purdie | Oct 15, 2013,
A jest także kilka innych i mimo, że nie na pierwszej stronie to także ciekawe.
ISO 1002o - Jak wprowadzać zmiany
Czy warto więc sięgać po opracowanie związane ze zmianą organizacyjną wydane przez komitet ISO związany z systemami zarządzania jakością? Nie sądzę aby ta norma znalazła się na liście norm do przetłumaczenia przez PKN, ale dla tych którzy organicznie zgłębiają temat jakości opartej na normach i wytycznych ujętych w opracowaniach komitetu TC 176 warto sięgnąć po te wydanie chociażby dla celów samokształcenia. Dlaczego?
Temat interesariuszy i ich potrzeb jako wymaganie w normie nie jest objęte potrzebą udokumentowania tej informacji w ramach wdrożonego systemu zarządzania, dlatego nawet korzystając z narzędzi jak analiza SWOT, PESTLE, 7-s efekty tych działań są z reguły bardzo skromne. Niektórzy nawet mówią kawał „dobrze” wykonanej pracy nikomu niepotrzebnej, co od razu pozycjonuje rolę systemu zarządzania w organizacji. Natomiast ta norma mówi o procesie rządzenia i procesach zarządzania przy wprowadzaniu zmian organizacyjnych, i dużo miejsca oraz uwagi przypisuje właśnie interesariuszom, jako inicjatorom zmian.
We wstępie do normy napisano, że jej celem jest opisanie procesów zarządzania zmianą organizacyjną (OCM – Organizational change management), które mogą być wykorzystywane przez organizacje przy podejmowaniu dowolnej formy OCM. Zawiera ona opisy procesów, które rozwijają procesy OCM. Ponieważ OCM jest kluczowym podejściem do ograniczania ryzyka w rozwoju organizacyjnym, w normie zastosowano podejście oparte na ryzyku. Zarządzanie zmianą oparte na ryzyku jest najlepszym podejściem do strategizacji i zarządzania zmianami organizacyjnymi, ponieważ pozwala na ustalenie priorytetów zmian i skupienie się na najważniejszych potrzebach i szansach.
Każdy proces jest opisany przy użyciu szablonu procesu ogólnego podanego w normie ISO/IEC/IEEE 24774:2021 i obejmuje cel, wyniki, działania, zadania i elementy informacyjne każdego procesu. Przy opracowywaniu zmian w ramach procesów OCM wskazano elementy dokumentacji, które zdefiniowane są w załączniku A oraz B normy. Z kolei „Załącznik C” zawiera wysokopoziomowe odniesienie między klauzulami normy ISO 10020 a klauzulami normy ISO 9001, stosunkowo mocno rozbudowany. Norma określa procesy, które mogą być stosowane do regulowania, zarządzania i wdrażania zarządzania zmianą organizacyjną (OCM) dla organizacji, projektów lub mniejszych działań. Zawiera ona ogólne opisy procesów, które opisują procesy OCM. Przedstawione są również diagramy pomocnicze opisujące procesy, co pozwala zwizualizować ideę OCM. Norma ma zastosowanie, ale nie jest ograniczona do sponsorów zmian, agentów zmian, członków zespołów ds. zmian i kierowników projektów, w szczególności tych, którzy są odpowiedzialni za rządzenie, zarządzanie i wdrażanie zmian organizacyjnych. Warto to zapamiętać, bo tam gdzie jest decyzyjność musi być odpowiedzialność, a jej delegowanie w ostateczności jest tylko iluzoryczne.
Podsumowanie
Ze względów licencyjnych nie można przedstawiać całości treści normy, dlatego w ostatnim akapicie kilka informacji z klauzuli 4, poprzedzając je definicją OCM.
OCM – procesy zmian organizacyjnych, dzięki którym organizacje wdrażają strategię zmian organizacyjnych w celu dostosowania się do otoczenia i poprawy wyników biznesowych.
Uwaga 1 do wpisu: Zmiana organizacyjna jest procesem, który umożliwia organizacjom dostosowanie się do otoczenia i poprawę wyników działalności, a tym samym przyczynia się do realizacji strategii zmiany organizacyjnej.
Uwaga 2 do wpisu: Istotnymi elementami wyróżniającymi zmianę organizacyjną są:
- skupia się na ludzkim i społecznym aspekcie organizacji w połączeniu z elementami technologicznymi i strukturalnymi;
- skupia się na kulturze organizacji;
- zachęca do współpracy liderów i członków organizacji.
Każda zmiana lub przejście z jednego stanu do drugiego może powodować zagrożenia i szanse dla organizacji. Działania związane z OCM mogą być realizowane przy wsparciu udokumentowanego systemu zarządzania lub bez niego. W przypadku gdy system zarządzania oparty jest na normie systemu zarządzania ISO, może istnieć ustalony proces wdrażania zmian w sposób zaplanowany, ale niekoniecznie. W dojrzałych systemach może to pomóc w zarządzaniu ryzykiem i szansami związanymi z OCM.
W art. 4.5 Model procesu pogrupowano działania OCM w trzy grupy procesów: proces rządzenia -> procesy zarządzania -> procesy wdrożenia. Każdy z procesów w ramach tych grup jest opisany pod względem celu i pożądanych wyników oraz wymienia czynności i zadania, które muszą być wykonane. Ten wielowarstwowy proces opisany jest odpowiednio w klauzuli 5, 6 i 7.
Zachęcamy do lektury.
Zapraszamy do współpracy
Zespół Centre of Excellence / QSCert