Zanim zapytasz o intencję zmiany — sprawdź HS
Część zmian w ISO 9001:2026, nad których „ukrytym sensem” toczą się dziś dyskusje, ma źródło zapisane czarno na białym. Pokazuję, jak w kilka minut ustalić, skąd pochodzi zapis, i gdzie szukać jego intencji.
W skrócie ISO 9001:2026, opublikowana 16 września 2026 r., składa się z dwóch warstw tekstu. Pierwszą jest Struktura Zharmonizowana (Harmonized Structure, HS). To wspólny tekst rdzeniowy, który wszystkie normy systemów zarządzania ISO przejmują przy rewizji. Drugą warstwą są dodatki komitetu ISO/TC 176, właściwe tylko dla zarządzania jakością. Od rozpoznania warstwy zależy, gdzie szukać intencji zmiany. Przykład: wymóg określania celów każdego auditu wewnętrznego (9.2.2 a) pochodzi wprost z HS i ma identyczne brzmienie w ISO/IEC 42001:2023. Uwaga do 9.2.2 odsyła do ISO 19011, która szczegółowo opisuje cele auditu. Intencję tekstu wspólnego objaśnia sama HS, a intencję wymagań jakościowych rozbudowany Załącznik A normy. Audytorzy QSCert (Centre of Excellence) rekomendują, by każdą analizę zmian zaczynać od ustalenia źródła zapisu. Dopiero potem warto oceniać skutki dla systemu zarządzania jakością.
Wprowadzenie
ISO 9001:2026 to ewolucja wydania z 2015 roku, a znaczna część różnic wynika z przejęcia aktualnej Struktury Zharmonizowanej. Zanim zaczniemy szukać intencji autorów w pojedynczym słowie, warto więc ustalić, z której warstwy normy pochodzi zapis. Odpowiedź często kończy dyskusję, zanim ta się na dobre zacznie.
Pierwsze tygodnie po publikacji nowego wydania to zawsze czas porównań „stare kontra nowe”. W dyskusjach branżowych regularnie wracają pytania w rodzaju: dlaczego norma dopiero teraz wymaga czegoś, co dobra praktyka znała od lat? Co autorzy chcieli przez to osiągnąć? Czy w niepozornym słowie kryje się zmiana logiki całego wymagania? Pytanie o intencję jest słuszne i każdy audytor powinien je sobie zadawać. Problem w tym, że często pada w złym miejscu i bez sprawdzenia, czy odpowiedź nie została już opublikowana.
Wskazówkę daje samo wydanie 2026. Punkt 0.4 stwierdza, że norma stosuje podejście zharmonizowane opisane w Dyrektywach ISO/IEC dotyczących opracowywania norm systemów zarządzania. Dokument Global ACI określający zasady przejścia (Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M)) jako pierwszą kluczową zmianę wymienia dostosowanie do Annex SL i rezolucji TMB 16/2025. Organizacje utrzymujące certyfikację ISO 9001 mają na przejście trzy lata, do 30 września 2029 r. To dość czasu, by zmiany zrozumieć, zamiast je „odkrywać”.
Stan wiedzy: artykuł odzwierciedla stan na dzień publikacji. Oficjalne polskie tłumaczenie ISO 9001:2026 jeszcze się nie ukazało, dlatego podstawą są terminy angielskie, a polskie odpowiedniki są propozycjami roboczymi. Kolejne artykuły z tej serii uwzględnią nowsze dane.
Dwie warstwy tekstu ISO 9001:2026
Tekst ISO 9001:2026 łączy wspólny rdzeń wszystkich norm systemów zarządzania z wymaganiami specyficznymi dla jakości. Rozpoznanie, do której warstwy należy dany zapis, to pierwszy i najtańszy krok analizy każdej zmiany. Od niego zależy, gdzie szukać intencji i czy zmiana dotyczy tylko systemu jakości, czy wszystkich wdrożonych norm.
Warstwa wspólna: Struktura Zharmonizowana
Struktura Zharmonizowana, dawniej High Level Structure (HLS), to element Dyrektyw ISO/IEC. Przez lata była publikowana jako Annex SL Appendix 2, a obecnie ma postać wspólnego dokumentu ISO/IEC. Określa identyczne numery i tytuły rozdziałów, identyczny tekst rdzeniowy oraz wspólne terminy i definicje. Komitety techniczne mogą dopisywać do niej wymagania swojej dziedziny. Zmiana tekstu wspólnego wymaga natomiast uzasadnienia jako odstępstwo.
Dla czytelnika normy kluczowa jest budowa dokumentu HS. To dwie kolumny. Po lewej stoi tekst normatywny, po prawej informacyjna kolumna dla autorów norm, w której przy każdym punkcie opisano m.in. „Intent of the requirement(s)”, czyli intencję wymagania. Ta kolumna sama zastrzega, że nie dodaje ani nie zmienia wymagań. Wyjaśnia jednak, po co każdy zapis istnieje. Dyrektywy ISO/IEC są dostępne bezpłatnie na stronie ISO.
Praktyczna konsekwencja jest prosta. Zapis pochodzący z HS pojawia się w każdej normie systemowej przy jej rewizji, więc jego intencja nie jest specyficzna dla zarządzania jakością. Nie trzeba jej odgadywać z jednego słowa, bo jest opisana w dokumencie wspólnym dla wszystkich.
Warto przy tym pamiętać, że ujawnianie tego pochodzenia nie jest nowością. Już Załącznik A.1 do ISO 9001:2015 wyjaśniał, że strukturę i część terminologii zmieniono, by poprawić spójność z innymi normami systemowymi.
Warstwa dyscyplinowa: wymagania ISO/TC 176
Drugą warstwę tworzą zapisy dodane przez ISO/TC 176, komitet odpowiedzialny za normy jakości. Dotyczą one klienta, wyrobów i usług, rozbudowanego rozdziału 8, a w wydaniu 2026 także kultury jakości i zachowań etycznych. Dla tych zapisów intencji należy szukać przede wszystkim w Załączniku A. Wprowadzenie do ISO 9001:2026 deklaruje, że załącznik ten zrewidowano tak, by objaśniał strukturę, terminologię i intencję wymagań, nie dodając nowych. Uzupełnieniem jest ISO 9000 jako normatywne źródło terminów oraz materiały ISO/TC 176 i ISO 9001 Auditing Practices Group.
Poniżej trzy przypadki z bieżących dyskusji. Dwa pochodzą z warstwy wspólnej, jeden z dyscyplinowej. Właśnie ten trzeci zasługuje na najwięcej uwagi.
Przypadek 1: cele auditu w 9.2.2
Wymóg określania celów każdego auditu wewnętrznego nie jest pomysłem ISO/TC 176. To tekst rdzeniowy HS, przejęty przy rewizji bez zmian. Punkt 9.2.2 a) ISO 9001:2026 wymaga, by organizacja „define the audit objectives, criteria and scope for each audit”. Identyczne brzmienie zawiera HS. Takie samo sformułowanie znajdziemy też w ISO/IEC 42001:2023, normie przygotowanej przez zupełnie inny komitet. Według przewodnika przejścia DQS cele auditu doszły w 9.2.2 również do ISO 14001:2026.
| Element 9.2.2 | ISO 9001:2015 | HS — tekst rdzeniowy | ISO 9001:2026 |
|---|---|---|---|
| Co określić dla każdego auditu | kryteria i zakres | cele, kryteria i zakres | cele, kryteria i zakres z HS |
| Komu raportować wyniki | „relevant management” (PN 2015: właściwym członkom kierownictwa) |
„relevant managers” | „relevant managers” z HS |
| Zmiany wpływające na organizację przy ustalaniu programu | tak | brak | tak dodatek TC 176 |
| Korekcja i działania korygujące bez zbędnej zwłoki | tak | brak | tak dodatek TC 176 |
| Odesłanie do ISO 19011 | uwaga pod 9.2.2 | w wytycznych dla autorów norm | uwaga pod 9.2.2 |
Źródła: ISO 9001:2015, ISO 9001:2026, Annex SL Appendix 2 (Harmonized Structure). Opracowanie własne: COE / QSCert.
Tabela pokazuje coś więcej niż jedno nowe słowo. Obie zmiany, cele auditu i „relevant managers”, pochodzą z HS. Elementy specyficzne dla jakości wydania 2015 TC 176 zachowało, ponieważ dopisuje je ponad tekst wspólny. Wydanie 2015 powstawało na pierwotnej wersji Annex SL z 2012 r., a obecne brzmienie HS zawiera cele auditu. Na pytanie „dlaczego dopiero teraz” odpowiedź brzmi więc: bo teraz ISO 9001 przeszła na aktualną wersję tekstu wspólnego.
Intencję punktu 9.2 HS opisuje wprost. Chodzi o określenie wymagań dla programu auditów, który umożliwia ocenę skuteczności systemu zarządzania. Wytyczne HS odsyłają autorów norm do ISO 19011 i do grup APG. Sama norma robi to samo: uwaga pod 9.2.2 kieruje do ISO 19011. Punkt 5.5.2 ISO 19011:2026 zaleca, by każdy audit opierał się na określonych celach, zakresie i kryteriach, spójnych z celami całego programu. Podaje też przykłady celów: ocenę stopnia zgodności, zdolności systemu do spełniania wymagań prawnych, skuteczności w osiąganiu zamierzonych wyników, przydatności i adekwatności wobec kontekstu i kierunku strategicznego oraz szans doskonalenia.
W praktyce audytowej oznacza to, że audit bez celu nigdy nie był dobrą praktyką. Jednostki certyfikujące od lat oceniają programy auditów wewnętrznych przez pryzmat ISO 19011. Moim zdaniem zmiana w 9.2.2 formalizuje to, co dobry audytor robił zawsze, i nie wprowadza nowego „sensu”. Nie znaczy to jednak, że można ją zignorować. Na audycie przejścia organizacja będzie musiała wykazać, że cele określono dla każdego auditu. Najlepiej, by nie było to szablonowe „sprawdzenie zgodności”, tylko cel powiązany z ryzykiem obszaru, zmianami i wynikami poprzednich auditów.
Przypadek 2: kompetencje w 7.2 i „quality management system performance”
Sformułowanie, że kompetencje dotyczą pracy wpływającej na „quality management system performance”, to również tekst HS. TC 176 wypełniło go po prostu nazwą swojego systemu. W wydaniu 2015 punkt 7.2 a) odnosił się do pracy wpływającej na „performance and effectiveness of the quality management system”. Polska wersja z 2015 r. oddawała to jako efekty działalności i skuteczność systemu zarządzania jakością. HS w punkcie 7.2 używa formuły „XXX performance”, gdzie XXX oznacza dyscyplinę danej normy. Wytyczne HS przewidują przy tym, że w niektórych normach taka formuła może zmienić sens wymagania. Wtedy autorzy mogą użyć innego brzmienia, o ile intencja pozostaje ta sama. TC 176 wybrało „quality management system performance”, a nie np. „quality performance”.
Czy to zawężenie wymagania? Odpowiedź znajduje się w normie, w Załączniku A.7.2. Wyjaśnia on, że punkt 7.2 dotyczy wszystkich osób, których praca wpływa na efekty działania systemu zarządzania jakością, bez względu na to, czy są w strukturze organizacji, czy pracują pod jej nadzorem. Wymagania kompetencyjne mogą ewoluować wraz z kontekstem. Kompetencje wpływają też na ryzyka związane z działaniem procesów i zgodnością wyrobów i usług.
Moja interpretacja: skoro Załącznik A.7.2 wprost łączy kompetencje ze zgodnością wyrobów i usług, nie widzę podstaw, by czytać nowe brzmienie jako odejście od produktu albo jako zawężenie zakresu. Zanim ktoś ogłosi, że w tej zmianie kryje się nowa logika, powinien przeczytać jeden akapit Załącznika A. Do czasu oficjalnego tłumaczenia proponuję roboczy odpowiednik „efekty działania systemu zarządzania jakością”.
Przypadek 3: informacja dla klienta o działaniach awaryjnych w 8.2.1 e)
Tu zmiana pochodzi od ISO/TC 176 i ma charakter merytoryczny, dlatego właśnie ona zasługuje na pogłębioną analizę. W wydaniu 2015 punkt 8.2.1 e) dotyczył ustalania specyficznych wymagań dotyczących działań awaryjnych, jeżeli to właściwe. W wydaniu 2026 komunikacja z klientem ma obejmować przekazywanie informacji o działaniach awaryjnych, jeżeli to właściwe. Dotyczy to także informacji związanych z zakłóceniami w dostarczaniu wyrobów lub usług. Akcent przesuwa się z uzgadniania wymagań na informowanie klienta, również wtedy, gdy zakłócenie dotyczy dostawy do niego.
Tego zapisu nie ma w tekście wspólnym, ale jest z nim spójny. Wytyczne HS wskazują, że wymagania dotyczące gotowości na sytuacje awaryjne autorzy norm powinni umieszczać w rozdziale 8. Powinni też pamiętać o powiązaniu z ryzykami i szansami oraz planowaniem zmian, a pomocniczo sięgać do norm ciągłości działania. Załącznik A.8.2 ISO 9001:2026 dopowiada, że komunikacja z klientem może obejmować informacje o zdolności do spełnienia uzgodnionych wymagań oraz o działaniach awaryjnych.
W praktyce audytowej przed auditem przejścia warto sprawdzić kilka rzeczy:
- kto podejmuje decyzję, że klienta trzeba powiadomić o zakłóceniu;
- jak szybko i jakim kanałem informacja do niego trafia;
- czy po powiadomieniu zostaje ślad;
- czy scenariusze zakłóceń zidentyfikowane w 6.1 przekładają się na tę komunikację.
Nowego dokumentu zapis nie wymaga. Często wystarczy przypisać odpowiedzialność do istniejącego kanału kontaktu z klientem. Organizacje, które zarządzają ciągłością działania według ISO 22301, mają ten element zwykle już opisany w planach ciągłości.
Co zyskuje organizacja, czytając zmiany warstwami
Czytanie zmian warstwami pozwala skierować wysiłek tam, gdzie zmiana jest merytoryczna. Organizacja oszczędza czas na pozornych „odkryciach” i unika tworzenia dokumentów, których norma nie wymaga. Przejście na ISO 9001:2026 staje się projektem o przewidywalnym zakresie, a nie serią reakcji na kolejne interpretacje.
Pierwsza korzyść to proporcjonalność. Zmiany pochodzące z HS najczęściej ujednolicają brzmienie albo formalizują dobrą praktykę, tak jak cele auditu. Zmiany dyscyplinowe, takie jak informowanie klienta o zakłóceniach, mogą wymagać przeglądu procesów i odpowiedzialności. Rozróżnienie pozwala pełnomocnikowi SZJ realnie zaplanować prace przejściowe zamiast traktować każdą różnicę w tekście jako tak samo pilną.
Druga korzyść dotyczy systemów zintegrowanych. Zmiana tekstu wspólnego trafia do wszystkich norm systemowych, więc w systemie obejmującym ISO 9001, ISO 14001 czy ISO/IEC 27001 wystarczy wprowadzić ją raz, we wspólnej procedurze auditów. Taki jest zresztą cel Struktury Zharmonizowanej: ułatwić integrację, a nie mnożyć osobne rozwiązania.
Trzecia korzyść to niezależność od cudzych list zmian. Każde zestawienie różnic jest już interpretacją: ktoś zdecydował, co uznać za istotne, a co pominąć. Weryfikacja u źródła, czyli w HS, Załączniku A i dokumentach odniesienia, pozwala samodzielnie ocenić wagę zmiany. Wreszcie rozmowa z audytorem opiera się wtedy na argumentach z dokumentów, a nie na opiniach. Spór o znaczenie słowa łatwiej rozstrzygnąć, gdy obie strony mają przed sobą ten sam akapit Załącznika A.
Metoda w praktyce przejścia na ISO 9001:2026
Analizę każdej zmiany warto prowadzić w trzech krokach: rozpoznać warstwę, sięgnąć do dokumentów odniesienia, a dopiero potem ocenić skutki dla własnego systemu. Kolejność ma znaczenie, bo ocena skutków bez ustalenia źródła prowadzi do wyniku, który wygląda poprawnie, a opiera się na domysłach.
Trzy kroki analizy zmiany
Krok 1. Rozpoznaj warstwę. Porównaj zmieniony zapis z tekstem HS. Jeżeli to samo brzmienie występuje w innych normach systemowych zrewidowanych po aktualizacji tekstu wspólnego, masz do czynienia z warstwą wspólną.
Krok 2. Sięgnij do dokumentów odniesienia. Dobór zależy od warstwy i tematu:
| Dokument | Co wyjaśnia | Kiedy sięgać |
|---|---|---|
| Struktura Zharmonizowana (kolumna „Intent”) warstwa wspólna | intencję tekstu rdzeniowego | zapis wspólny z innymi normami systemowymi |
| Załącznik A ISO 9001:2026 warstwa TC 176 | strukturę, terminologię i intencję wymagań | każda zmiana dyscyplinowa i każde nowe słowo-klucz |
| ISO 9000 | terminy i definicje (powołanie normatywne) | zmiana lub nowe użycie terminu |
| ISO 19011:2026 | programy auditów, cele, zakres, kryteria | wszystko, co dotyczy punktu 9.2 |
| Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M) | kluczowe zmiany i zasady przejścia | planowanie przejścia i audytu przejścia |
| ISO 9001 Auditing Practices Group | praktykę audytową | interpretacja zapisu w audycie |
Opracowanie własne: COE / QSCert.
Krok 3. Oceń skutki. Najpierw porównaj stare wymaganie z nowym, uwzględniając ustalenia z kroków 1 i 2. Dopiero potem porównaj nowe wymaganie z własnym SZJ. Wynikiem powinien być krótki plan działań z uzasadnieniem przy każdej pozycji, z którego dokumentu wynika.
Ramy czasowe przejścia
Dokument Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M) wydano 4 września 2026 r. i stosuje się go od dnia publikacji normy, 16 września 2026 r. Okres przejściowy trwa trzy lata, liczone od ostatniego dnia miesiąca publikacji, czyli do 30 września 2029 r. Po tym terminie akredytowane certyfikaty według wydania 2015 zostaną wycofane.
Z mojej praktyki audytowej wynika, że analiza zmian opisaną metodą zajmuje zwykle:
- 2–4 tygodnie w organizacjach do 50 osób;
- 1–2 miesiące w organizacjach liczących 50–250 osób;
- 2–4 miesiące w dużych organizacjach wielolokalizacyjnych i w systemach zintegrowanych.
Do tego trzeba doliczyć audit wewnętrzny i przegląd zarządzania przed audytem przejścia, który najczęściej łączy się z auditem w nadzorze lub recertyfikacji.
Czym ta metoda nie jest
Metoda warstw nie służy bagatelizowaniu zmian. Zapis pochodzący z HS jest pełnoprawnym wymaganiem normy i podlega ocenie na audycie przejścia, tak samo jak każdy inny. Nie zastępuje też pytania o intencję. Intencja istnieje i jest opisana, a pytanie dotyczy wyłącznie tego, gdzie jej szukać.
Wreszcie nie należy oczekiwać, że ISO 9001 rozwiąże problemy, do których ma inne narzędzia. Zapis 8.2.1 e) sięga po odporność, ale pełne zarządzanie ciągłością działania opisuje ISO 22301, a bezpieczeństwo informacji ISO/IEC 27001. ISO 9001 jest jednym z elementów architektury ładu, ryzyka i zgodności (GRC), a nie lekarstwem na wszystko.
Podsumowanie
ISO 9001:2026 nie wymaga odgadywania intencji z pojedynczych słów, bo wiele jej zapisów ma udokumentowane źródło. Cele auditu w 9.2.2 i „quality management system performance” w 7.2 pochodzą z tekstu wspólnego Struktury Zharmonizowanej, a ich sens objaśniają HS, Załącznik A i ISO 19011. Prawdziwej analizy wymagają zmiany dyscyplinowe, takie jak informowanie klienta o działaniach awaryjnych w 8.2.1 e). Zanim zapytasz o intencję zmiany, sprawdź HS. Zaoszczędzisz czas, który warto przeznaczyć na zmiany naprawdę merytoryczne.
Jeżeli przygotowujesz organizację do przejścia, zapraszam na szkolenie ze zmian ISO 9001:2026 w COE. Pracujemy na tekście normy i dokumentach odniesienia, tą samą metodą co w tym artykule. Audyty przejścia Centrum Certyfikacji QSCert prowadzi w ramach akredytacji SNAS.
Bibliografia:
- ISO 9001:2026. Quality management systems — Requirements. ISO, 2026. ISO.org
- PN-EN ISO 9001:2015-10. Systemy zarządzania jakością — Wymagania. PKN, 2015.
- ISO 19011:2026. Guidelines for auditing management systems. ISO, 2026. ISO.org
- ISO/IEC Directives, Part 1 — Consolidated ISO Supplement, Annex SL Appendix 2 / ISO/IEC Harmonized Structure for MSS with guidance for use. ISO. ISO.org
- ISO. Management system standards. ISO.org
- ISO/IEC 42001:2023. Information technology — Artificial intelligence — Management system. ISO/IEC, 2023. ISO.org
- Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M). Transition Requirements for ISO 9001:2026. Global Accreditation Cooperation Incorporated, 2026.
- DQS. ISO 14001:2026 Transition Guide. DQS
- ISO/TC 176. ISO 9001 Auditing Practices Group. ISO.org
FAQ: ISO 9001:2026 — skąd pochodzą zmiany i gdzie szukać ich intencji
Struktura Zharmonizowana to wspólny układ rozdziałów, identyczny tekst rdzeniowy oraz podstawowe terminy i definicje, które ISO stosuje we wszystkich normach systemów zarządzania. Wcześniej nazywano ją High Level Structure (HLS) i publikowano jako Annex SL do Dyrektyw ISO/IEC. Komitety techniczne dodają do niej wymagania swojej dziedziny, ale nie powinny zmieniać tekstu wspólnego bez uzasadnienia.
Tak. Punkt 9.2.2 a) ISO 9001:2026 wymaga określenia celów, kryteriów i zakresu każdego auditu. To brzmienie pochodzi z tekstu rdzeniowego Struktury Zharmonizowanej i występuje także w innych normach systemowych, np. w ISO/IEC 42001:2023. Wskazówki, co mogą obejmować cele auditu, zawiera ISO 19011:2026.
Dla zapisów wspólnych z innymi normami systemowymi intencję opisuje Struktura Zharmonizowana w kolumnie „Intent of the requirement(s)”. Dla wymagań specyficznych dla jakości podstawowym źródłem jest Załącznik A ISO 9001:2026, który objaśnia strukturę, terminologię i intencję wymagań bez dodawania nowych. Terminy wyjaśnia ISO 9000, a zasady auditowania ISO 19011.
Zgodnie z dokumentem Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M) okres przejściowy trwa trzy lata i kończy się 30 września 2029 r. Po tym terminie akredytowane certyfikaty według ISO 9001:2015 zostaną wycofane. Termin audytu przejścia warto uzgodnić z jednostką certyfikującą z wyprzedzeniem, najczęściej łącząc go z auditem w nadzorze lub recertyfikacji.
Może wymagać, ponieważ zapis z HS jest pełnoprawnym wymaganiem normy i podlega ocenie na audycie przejścia. Pochodzenie zapisu wskazuje natomiast, gdzie szukać jego intencji i czy chodzi o nową logikę, czy o ujednolicenie brzmienia. Na przykład cele auditu zwykle wystarczy jednoznacznie wpisać do planu każdego auditu, bez przebudowy całego procesu.
Ekspert w zakresie systemów zarządzania ISO, cyberbezpieczeństwa, compliance i AI governance. Audytor, konsultant, trener.
Ilustracje w tym wpisie zostały wygenerowane przy użyciu narzędzi sztucznej inteligencji. Treść merytoryczna powstała w redakcji COE i jest podpisana imiennie.