Zgłoszeń pracowniczych jest dziś więcej niż kiedykolwiek. Za kilka tygodni polscy pracodawcy dostaną nowy obowiązek, który do tego strumienia doleje kolejną kategorię spraw. Pytanie nie brzmi już, czy mamy kanał zgłoszeń — tylko czy ktokolwiek potrafi powiedzieć, co z niego wychodzi.
Masz procedurę antymobbingową i procedurę dla sygnalistów. Czy ktoś w organizacji rozstrzyga, do której trafia konkretne zgłoszenie?
Wstęp
Whistleblowing przestał być tematem prawniczym, a stał się tematem operacyjnym. Publikacja Financier Worldwide z sierpnia 2026 r. opisuje zjawisko, które zna każdy, kto prowadził audyt systemu compliance w ostatnich dwóch latach: kanał zgłoszeń istnieje, procedura jest podpisana, a mimo to nikt w organizacji nie umie odpowiedzieć na pytanie, ile spraw wpłynęło, ile z nich zakwalifikowano jako naruszenie prawa i co się z nimi stało.
Artykuł zbiera głosy praktyków z trzech jurysdykcji i stawia tezę, która dla audytora brzmi znajomo: o skuteczności programu nie decyduje jego architektura, lecz zaufanie i konsekwencja reakcji. Dla polskiego czytelnika ta teza ma jednak dodatkowy wymiar, którego źródło nie mogło uwzględnić. Od 5 listopada 2026 r. obowiązuje w Polsce znowelizowany Kodeks pracy, który nakłada na pracodawców obowiązek systematycznego przeciwdziałania mobbingowi — i tym samym tworzy drugi, równoległy strumień zgłoszeń o odrębnej podstawie prawnej i odrębnym zakresie ochrony.
To jest oś tego artykułu: co się dzieje, gdy do jednej skrzynki wpływają sprawy podlegające dwóm różnym reżimom prawnym, a organizacja ma tylko jedną procedurę.
Zgłoszeń jest rekordowo dużo — i to nie jest wyłącznie dobra wiadomość
Wzrost liczby zgłoszeń bywa przedstawiany jako sukces kultury organizacyjnej. Publikacja pokazuje, że jest to raczej sygnał zmiany otoczenia niż dowód dojrzałości — i że wraz z wolumenem rośnie ryzyko, iż system przestanie odróżniać sprawy istotne od reszty.
Skąd bierze się fala zgłoszeń
Według raportu Navex „Whistleblowing & Incident Management Benchmark Report” 2026, przywoływanego w publikacji, globalna liczba zgłoszeń osiągnęła rekordowy poziom w 2024 r. i utrzymała się na nim przez cały 2025 r. Autorka cytowana w artykule, Lauren Salt z ENS Africa, tłumaczy to zjawisko zbiegiem trzech presji: regulacyjnej, związanej z oceną kwestii środowiskowych i społecznych oraz reputacyjnej. Altruizm pracowników jest w tym obrazie czynnikiem drugorzędnym.
Wartość zgłoszenia leży według niej przede wszystkim w momencie, w którym się pojawia. Sygnał wewnętrzny wyprzedza spór sądowy, postępowanie regulatora i publiczny skandal — i to właśnie czyni z niego, jak ujmuje to Salt, narzędzie o funkcji diagnostycznej: „whistleblowing functions as a real-time diagnostic tool within governance and risk frameworks”.
Matthew Banham z Seyfarth Shaw dodaje do tego obserwację o kontekście motywacyjnym. W Stanach Zjednoczonych organy posługują się nagrodami finansowymi; w Wielkiej Brytanii takiej bezpośredniej zachęty w zasadzie nie ma. Publikacja wyciąga z tego wniosek, który przenosi się na grunt europejski niemal bez modyfikacji: tam, gdzie nie ma pieniędzy, jedynym paliwem systemu pozostaje zaufanie.
Program definiuje zaufanie, nie architektura
Najmocniejszy wątek publikacji dotyczy tego, czego zwykle brakuje w dokumentacji systemów zgłoszeniowych. Wielokanałowość, formalne procedury i możliwość zgłoszenia anonimowego są konieczne, ale — jak podkreśla Salt — same z siebie niewystarczające. Liczy się spójność i niezależność postępowania wyjaśniającego oraz szybkość i przejrzystość reakcji.
Element, który autorka nazywa najczęściej pomijanym, to jasność definicyjna. Pracownik musi wiedzieć, co w ogóle jest zgłoszeniem podlegającym ochronie. Publikacja formułuje tu ostrzeżenie, które dla audytora jest właściwie opisem typowej niezgodności: brak rozgraniczenia kategorii przeciąża system i podważa jego integralność. Innymi słowy — kanał, do którego wpływa wszystko, przestaje być kanałem zgłoszeń, a staje się skrzynką skarg i wniosków.
Regulator pyta, czy to działa, a nie czy istnieje
Trzeci wątek publikacji dotyczy zmiany w sposobie egzekwowania. Amanda Steadman z Brahams Dutt Badrick French LLP wskazuje, że organizacje powinny analizować, kto faktycznie korzysta z kanałów zgłoszeń, i kierować szkolenia do grup, które z nich nie korzystają — zwykle są to pracownicy młodsi stażem. Zwraca też uwagę na zjawisko istotne dla dalszej części tego tekstu: rośnie udział zgłoszeń dotyczących dyskryminacji i mobbingu, a działy HR muszą rozpoznawać sprawy będące jednocześnie skargą pracowniczą i zgłoszeniem naruszenia.
Publikacja przywołuje też konkretne kierunki regulacyjne z rynku brytyjskiego. Raymond Silverstein i Helen Simm z Browne Jacobson wskazują, że od kwietnia 2026 r. molestowanie seksualne zostało tam wprost uznane za rodzaj nieprawidłowości mogącej być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty, a od 1 września 2026 r. rozszerzone zasady Financial Conduct Authority dotyczące nieprawidłowości pozafinansowych obejmą — według Simm — około 37 tysięcy firm. Rozszerzenie dotyczy poważnego nękania, molestowania i przemocy powiązanych z rolą zawodową.
Wspólny mianownik wszystkich trzech głosów jest jeden: organy nie pytają już, czy mechanizm istnieje. Pytają, czy działa.
Polski kontrapunkt: dwie ustawy, dwa zakresy ochrony, jedna skrzynka
W Polsce odpowiedź na pytanie „czy molestowanie i mobbing to materia whistleblowingowa” została rozstrzygnięta odwrotnie niż w Wielkiej Brytanii — i to rozstrzygnięcie właśnie się skomplikowało.
Co zmienia nowelizacja Kodeksu pracy od 5 listopada 2026 r.
Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz ustawy — Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 1046, ogłoszona 4 sierpnia 2026 r.) wchodzi w życie 5 listopada 2026 r. i jest największą zmianą w tym obszarze od ponad dwudziestu lat.
Mobbing zostaje zdefiniowany jako uporczywe nękanie pracownika. Znika konieczność wykazywania zamiaru sprawcy i konieczność wykazywania skutku w postaci zaniżonej oceny przydatności zawodowej. Ustawa wskazuje przykładowe zachowania: upokarzanie, zastraszanie, nieuzasadnioną krytykę, ośmieszanie, izolowanie od zespołu, utrudnianie wykonywania pracy.
Z perspektywy systemu zarządzania kluczowy jest jednak inny przepis. Pracodawca ma obowiązek systematycznie przeciwdziałać mobbingowi — przez działania prewencyjne, wykrywanie, właściwe reagowanie, działania naprawcze oraz wsparcie osób dotkniętych. To jest język systemu zarządzania, nie język regulaminu. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników muszą określić reguły, procedury oraz częstotliwość działań w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo odrębnym regulaminie; na dostosowanie dokumentów ustawodawca daje sześć miesięcy od wejścia w życie, czyli do 5 maja 2027 r.
Trzy konsekwencje warto zapamiętać, bo zmieniają kalkulację ryzyka. Po pierwsze, minimalne zadośćuczynienie za mobbing to sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia, a przy wielokrotnym naruszeniu zasady równego traktowania — trzykrotność. Po drugie, ciężar dowodu został wyraźnie rozłożony: pracownik uprawdopodabnia naruszenie, pracodawca musi wykazać, że do niego nie doszło. Po trzecie, nowe przepisy stosuje się także do zachowań, które rozpoczęły się przed 5 listopada 2026 r. i trwają po tej dacie — argument „mamy czas do maja 2027″ jest więc nieporozumieniem.
Sygnalista i ofiara mobbingu — czy to ten sam kanał?
Tu pojawia się rozstrzygnięcie, które odróżnia polski model od brytyjskiego. Prawo pracy zostało w 2024 r. wykreślone z katalogu naruszeń objętych ustawą z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928, w życie 25 września 2024 r.) — poprawką Senatu przyjętą przez Sejm. Zgłoszenie mobbingu nie staje się więc zgłoszeniem sygnalnym tylko dlatego, że pracownik użyje formularza dla sygnalistów.
Jednocześnie art. 3 ust. 2 tej ustawy pozwala organizacji rozszerzyć wewnętrzną procedurę o naruszenia obowiązujących w niej regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Tą drogą można objąć jednym kanałem także mobbing, dyskryminację i molestowanie. W praktyce rynkowej takie rozszerzenie należy jednak do rzadkości — organizacje zwykle utrzymują odrębną procedurę antymobbingową, a pracownicy z niej korzystający opierają się na ochronie kodeksowej, nie ustawowej.
Powstaje z tego asymetria, którą warto nazwać wprost, bo jest źródłem realnych sporów. Ustawa o ochronie sygnalistów obejmuje ochroną nie tylko pracowników, ale też osoby świadczące pracę na innej podstawie, w tym na umowie cywilnoprawnej, a także wspólników, stażystów, wolontariuszy i osoby pracujące pod nadzorem wykonawcy lub dostawcy. Nowelizacja Kodeksu pracy chroni natomiast pracowników — choć wskazuje, że sprawcami mobbingu mogą być również osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych.
Salt prognozuje w publikacji, że objęcie kontraktorów i innych interesariuszy ramami ochronnymi stanie się standardem. W polskim kanale sygnalistów to standard od 2024 r. W kanale antymobbingowym — nadal nie. Ta sama osoba, zgłaszając dwie różne sprawy tym samym formularzem, może więc korzystać z dwóch różnych poziomów ochrony.
Że problem kwalifikacji nie jest teoretyczny, pokazują dane krajowe. Ze sprawozdania Rzecznika Praw Obywatelskich za lata 2024–2025, opublikowanego 17 lipca 2026 r., wynika, że od 27 grudnia 2024 r. do końca 2025 r. kanałami zgłoszeń zewnętrznych skierowano do RPO łącznie 690 spraw, z czego warunki ustawowe spełniły 223. Blisko dwie trzecie wpływu nie było zgłoszeniami sygnalnymi w rozumieniu ustawy. To jest empiryczny obraz tego, o czym publikacja pisze jako o braku jasności definicyjnej — tyle że zmierzony, a nie postulowany.
Perspektywa norm ISO
Tezy publikacji układają się w trzy problemy operacyjne: jak kwalifikować zgłoszenie, jak udowodnić, że system działa, i jak traktować sprawy mobbingowe. Każdy z nich ma odpowiednik klauzulowy w innej normie.
ISO 37002:2021 — kwalifikacja zgłoszenia jako punkt, w którym system pęka
Publikacja wskazuje, że brak jasności definicyjnej przeciąża system. ISO 37002:2021 (Whistleblowing management systems — Guidelines) rozdziela to, co w większości organizacji jest jednym krokiem: klauzula 8.2 opisuje przyjmowanie zgłoszeń, a odrębna klauzula 8.3.1 — ocenę zgłoszonej nieprawidłowości. Dopiero na tym etapie zapada decyzja, jakiemu reżimowi sprawa podlega. Klauzula 8.3.2 dokłada do tego ocenę ryzyka działań odwetowych, prowadzoną niezależnie od meritum sprawy, a 8.5 wymaga formalnego zamknięcia sprawy.
W polskich realiach klauzula 8.3.1 przestaje być dobrą praktyką, a staje się mechanizmem rozstrzygającym o podstawie prawnej: ustawa o sygnalistach czy Kodeks pracy. Osobno warto odnotować klauzulę 7.5.4, poświęconą ochronie danych — jest ona punktem zaczepienia dla wątku, który publikacja sygnalizuje jako nadchodzący.
Banham zapowiada bowiem, że sztuczna inteligencja będzie coraz częściej wspierać wstępną segregację zgłoszeń, wykrywanie wzorców i porządkowanie treści, zastrzegając zarazem, że ma ona ocenę ludzką wspierać, a nie zastępować. Dla organizacji wielonarodowych oznacza to konieczność pogodzenia ram skoordynowanych globalnie z wymogami lokalnymi — w tym z zasadami przetwarzania danych osobowych. To osobny temat, który omawiamy w odrębnym wpisie poświęconym nadzorowi nad agentami AI.
ISO 37301:2021 — dowód zamiast deklaracji
Publikacja powtarza, że organy szukają dowodu działania mechanizmów, nie dowodu ich istnienia. ISO 37301:2021 (Compliance management systems — Requirements with guidance for use) odpowiada na to dwiema warstwami.
Warstwa pierwsza to klauzula 8.3, która wymaga procesu umożliwiającego zgłaszanie naruszeń — widocznego i dostępnego w całej organizacji, poufnego, dopuszczającego zgłoszenia anonimowe, chroniącego przed odwetem i zapewniającego możliwość uzyskania porady. Klauzula 8.4 dodaje wymóg bezstronnego i sprawiedliwego prowadzenia postępowań wyjaśniających. Warstwa druga to rozdział 9: klauzula 9.1.2 nakazuje określić źródła informacji zwrotnej o skuteczności systemu, a 9.1.3 — zbudować wskaźniki. Bez tego pytanie „czy to działa” pozostaje bez odpowiedzi opartej na danych.
Ta druga warstwa nabiera w Polsce nowego znaczenia. Ustawowy wymóg określenia częstotliwości działań antymobbingowych to w istocie wymóg mierzalności — a mierzalność jest przedmiotem rozdziału 9 normy, nie regulaminu. Organizacje, które planują wykazać przed sądem, że podejmowały realne działania prewencyjne, potrzebują właśnie takich dowodów.
ISO 45001:2018 — mobbing jako zagrożenie, nie jako spór kadrowy
Steadman wskazuje w publikacji rosnący udział zgłoszeń dotyczących mobbingu i dyskryminacji. Norma, która nazywa to zjawisko wprost, nie jest normą compliance. ISO 45001:2018 w klauzuli 6.1.2.1 wymaga, aby proces identyfikacji zagrożeń uwzględniał czynniki społeczne — i wymienia wśród nich wiktymizację, molestowanie oraz mobbing. Zdarzenie mobbingowe jest w tym ujęciu zagrożeniem w środowisku pracy, a nie wyłącznie sporem między pracownikiem a przełożonym.
Konsekwencja jest praktyczna. Klauzula 5.1 lit. k nakłada na najwyższe kierownictwo obowiązek ochrony pracowników przed represjami w związku ze zgłaszaniem zdarzeń, zagrożeń i ryzyk. Klauzula 5.4, dotycząca konsultacji i współudziału pracowników, wskazuje represje i groźbę represji jako barierę uczestnictwa, którą organizacja ma usuwać. To jest dokładnie ten sam mechanizm ochrony przed odwetem, który znajdziemy w systemie zgłoszeniowym — tyle że osadzony w systemie bezpieczeństwa i higieny pracy. Organizacja posiadająca certyfikowany system BHP ma więc część infrastruktury antymobbingowej już zbudowaną, zwykle o tym nie wiedząc.
Praktyczne implikacje
Punktem wyjścia nie jest budowa kanału — kanał zwykle już jest. Punktem wyjścia jest rozstrzygnięcie, co się dzieje ze sprawą po jej wpłynięciu, i udokumentowanie tego rozstrzygnięcia przed 5 listopada 2026 r.
Dwa reżimy, które trzeba w organizacji rozróżnić:
Dwa reżimy, które trzeba w organizacji rozróżnić
| Kryterium | Ustawa o ochronie sygnalistów | Kodeks pracy po nowelizacji |
|---|---|---|
| Przedmiot | zamknięty katalog naruszeń prawa (bez prawa pracy) | mobbing, dyskryminacja, naruszenie godności i dóbr osobistych |
| Próg podmiotowy | co najmniej 50 osób wykonujących pracę zarobkową | obowiązek prewencji — wszyscy pracodawcy; regulamin — od 10 pracowników |
| Zakres ochrony | pracownicy, zleceniobiorcy, B2B, wspólnicy, stażyści, wolontariusze | pracownicy |
| Terminy proceduralne | 7 dni na potwierdzenie, 3 miesiące na informację zwrotną | brak terminów ustawowych; organizacja określa własne |
| Kluczowa data | obowiązuje od 25 września 2024 r. | 5 listopada 2026 r.; regulaminy do 5 maja 2027 r. |
| Rozszerzenie możliwe? | tak — art. 3 ust. 2, o regulacje wewnętrzne i standardy etyczne | — |
Stan prawny na 12 sierpnia 2026 r. Podstawy: ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) oraz ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz ustawy — Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 1046).
Sześć pytań, które warto zadać sobie przed audytem — i które audytor zada:
- Kto kwalifikuje zgłoszenie i na jakiej podstawie? Czy istnieje udokumentowany krok oceny między przyjęciem a wszczęciem postępowania, czy sprawa trafia od razu do „właściciela tematu”?
- Czy zgłaszający dowiaduje się, w jakim trybie jest rozpatrywany? To warunek ochrony — i najczęstsze źródło późniejszego sporu o to, czy pracownik był sygnalistą.
- Czy „częstotliwość działań” jest zapisana i dotrzymywana? Nie „szkolenia w razie potrzeby”, tylko cykl z datami i dowodami realizacji.
- Czy kontraktor wie, z którego kanału korzystać? Osoba na umowie cywilnoprawnej ma inną ochronę w każdym z dwóch reżimów.
- Jakie wskaźniki poza liczbą zgłoszeń są raportowane zarządowi? Czas do pierwszej reakcji, udział spraw zamkniętych, struktura kategorii, udział zgłoszeń anonimowych, liczba spraw przekwalifikowanych.
- Czy analizowano, kto nie zgłasza? Publikacja podkreśla wartość analizy struktury zgłaszających — brak zgłoszeń z danego działu jest informacją, nie ciszą.
Jeśli organizacja rozważa jeden wspólny kanał wejściowy dla obu reżimów — a jest to rozwiązanie sensowne operacyjnie — musi utrzymać rozdzielenie na poziomie kwalifikacji i podstawy prawnej. Wspólne przyjmowanie zgłoszeń nie oznacza wspólnej podstawy materialnoprawnej i wspólnego zakresu ochrony.
Podsumowanie
Publikacja Financier Worldwide opisuje świat, w którym wolumen zgłoszeń rośnie szybciej niż zdolność organizacji do ich rzetelnego rozpatrzenia, a regulatorzy przenoszą uwagę z istnienia procedur na dowody ich działania. W Polsce ten problem zyskuje od 5 listopada 2026 r. dodatkową warstwę: obok systemu sygnalistów pojawia się ustawowy obowiązek systematycznego przeciwdziałania mobbingowi, o innym zakresie podmiotowym i innej podstawie prawnej.
Rozstrzygnięcie tego napięcia nie jest zadaniem dla kolejnego regulaminu. Jest zadaniem dla systemu zarządzania, który potrafi zgłoszenie przyjąć, zakwalifikować, rozpatrzyć bezstronnie, zamknąć i zmierzyć. Certyfikacja systemu zarządzania zgodnością według ISO 37301 jest najkrótszą drogą do wykazania — wobec regulatora, kontrahenta i sądu — że ten system istnieje nie tylko w dokumentacji.
FAQ: Mobbing i sygnaliści
Nie z mocy prawa. Prawo pracy zostało wykreślone z katalogu naruszeń objętych ustawą z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, więc samo skorzystanie z formularza dla sygnalistów nie nadaje sprawie mobbingowej tego statusu. Organizacja może natomiast na podstawie art. 3 ust. 2 tej ustawy rozszerzyć własną procedurę o naruszenia regulacji wewnętrznych i standardów etycznych — i tą drogą objąć mobbing jednym kanałem wejściowym. Podstawa materialnoprawna pozostaje wtedy kodeksowa, nie ustawowa.
Ustawa z 19 czerwca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1046) wchodzi w życie 5 listopada 2026 r. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników mają sześć miesięcy od tej daty, czyli do 5 maja 2027 r., na określenie reguł, procedur i częstotliwości działań w regulaminie. Obowiązek systematycznego przeciwdziałania mobbingowi zaczyna jednak obowiązywać od razu — nie od maja 2027 r.
Częściowo tak. Nowe regulacje stosuje się także do zachowań, które rozpoczęły się wcześniej, ale trwają po tej dacie. Sprawy zakończone przed wejściem ustawy w życie ocenia się według dotychczasowego stanu prawnego. Praktyczny wniosek: sytuacje trwające warto przeanalizować teraz, a nie po wdrożeniu regulaminu.
Nie — i to jest źródło realnych sporów. Ustawa o ochronie sygnalistów obejmuje ochroną osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym zleceniobiorców, wspólników, stażystów i wolontariuszy. Nowelizacja Kodeksu pracy chroni pracowników, choć wskazuje, że sprawcami mobbingu mogą być również osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych. Ta sama osoba może więc mieć różny poziom ochrony w zależności od tego, czego dotyczy jej zgłoszenie.
Dowodem nie jest procedura, lecz dane. ISO 37301:2021 wymaga w klauzuli 9.1.2 określenia źródeł informacji zwrotnej o skuteczności systemu, a w 9.1.3 — zbudowania wskaźników. W praktyce oznacza to raportowanie czasu do pierwszej reakcji, udziału spraw zamkniętych, struktury kategorii zgłoszeń i liczby spraw przekwalifikowanych. Ustawowy wymóg określenia częstotliwości działań antymobbingowych jest w istocie wymogiem tej samej mierzalności.
Bibliografia:
- Summerfield R., Speak up, stand strong: making whistleblowing work in practice, Financier Worldwide, nr 284, sierpień 2026, s. 19–23.
- Ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. 2026 poz. 1046.
- Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Dz.U. 2024 poz. 928.
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
- Rzecznik Praw Obywatelskich, Sprawozdanie dotyczące zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów za lata 2024–2025, BIP RPO, 17 lipca 2026 r.
- Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Zespół do spraw Sygnalistów — informacje o systemie zgłoszeń zewnętrznych.
- ISO 37002:2021, Whistleblowing management systems — Guidelines.
- ISO 37301:2021, Compliance management systems — Requirements with guidance for use.
- ISO 45001:2018, Occupational health and safety management systems — Requirements with guidance for use.
- Navex, Whistleblowing & Incident Management Benchmark Report 2026 (za: Financier Worldwide, nr 284).
Ekspert w zakresie systemów zarządzania ISO, MSUES, RODO, Compliance. Audytor, konsultant, trener.